Автоматизация бизнес-процессов организации позволяет достичь конкурентных преимуществ за счет типизации и ускорения процессов.

Рабочие процессы – автоматизированное движение документов или элементов через последовательность действий и задач, связанных с бизнес-процессом.

В системе Olindra реализованы несколько бизнес-процессов с автоматической генерацией задач для всех участников.

 

Автоматическая генерация задач

  • Запустить рабочий процесс можно прямо из формы просмотра/редактирования карточки или из контексного меню карточки.

  • В зависимости от типа рабочего процесса автоматически генерируются задачи на соответствующих участников.

  • Все задачи локализованы: каждый участник процесса имеет доступ только к своему Списку задач и не имеет возможности редактировать задачи других пользователей.

 

 

Процесс согласования и утверждения документа

В системе Olindra автоматизирован процесс согласования и утверждения документов. Работа процессов Согласование и Утверждение идентичны.

Рассмотрим пример запуска процесса согласования:

 

Методы согласования:  Последовательный,  Паралельный.

Способы согласования:  с использованием ЭЦП, стандартными средствами.

Инициатор процесса может выставить конечный срок и время согласования,  а также указать какие дополнительные пользователи должны быть уведомлены о начале процесса.

При использовании согласования с ЭЦП  в системе Olindra пердусмотрена специальная проверка цифровых подписей документа. Документ получает статус "Согласован" только при наличии подписей всех согласующих лиц.

Задачи автоматически генерируются для всех участников процесса. Форма выполнения задачи стандартными средствами согласования имеет следующий вид:

 

Все шаги рабочего процесса, в том числе и его завершение, сопровождаются рассылкой соответствующих писем.

 

Рецензирование

В системе Olindra автоматизирован процесс Рецензирования. Этот рабочий процесс заключает в себе следующий сценарий:

  • регистрация документа в системе

  • исполнение

  • контроль исполнения

В ходе выполнения по каждому пункту данного сценария создаются задачи пользователям, которые в результате получают роли внутри рабочего процесса:

  • рецензент

  • ответственный исполнитель

  • исполнители

  • контролер

Форма инициализации рабочего процесса Рецензирование имеет следующий вид:

 

В результате заполнения этой формы и запуска процесса:

  1. Создается задача рецензенту.

  2. Рецензент вносит свою резолюцию, определяет других участников процесса:

    • Ответственный исполнитель;

    • Контролёр.

  3. Формируются задачи.

  4. Ответственный исполнитель либо  выполняет задачу сам, либо назначает исполнителей.

  5. После выполнения задачи Контролер проверяет её и снимает с контроля.

  6. Рабочий процесс получает статус – выполнен.

 

В системе документооборота PDMS реализованы также следующие рабочие процессы:

  • Обработка заявки на покупку;

  • Работа с заявлениями.

Принципы их работы сходны с теми, которые рассмотрены в описанных выше рабочих процессах.

 

Создание Поручений

Поручение - документ, при помощи которого сотруднику или группе сотрудников предписывается выполнение определенных действий.
Поручения могут быть привязаны к карточкам или создаваться независимо.

 

Тип документа Задачи и тип документа Поручение очень похожи между собой. Разница между ними состоит в том, что поручения создаются вручную пользователем. Задачи же создаются самой системой документооборота в процессе выполнения рабочего процесса для документа, находящегося в системе.

У поручения есть редактируемое свойства – контроль исполнения (отсутствует, на контроле, снят с контроля). В зависимости от значения этого поля у лица, назначенного контролером в разделе На контроле будет отображаться это поручение.

 

Просмотр задач и поручений

Для оперативности работы задачи пользователя отображаются сразу при входе в систему.

Предусмотрено несколько вариантов просмотра задач: 

  • Просмотр своих задач через информативный календарь

  • Через группировку задач пользователя по просроченным, завершённым задачам, на контроле.

  • На вкладке Задачи и поручения конкретной карточки.

  • Просмотр списка «Все задачи и поручения» при наличии роли «Менеджер задач».

Пример просмотра задач через календарь:

 

Возможность переключаться между месячным и недельным календарем.
С помощью кнопок фильтра календаря задаётся вывод необходимых задач.
Просроченные задачи выделяются красным, завершённые зачёркиваются. 

 

Интеграция с MS Outlook

Пользователь уведомляется о задаче, даже не заходя на сайт документооборота: уведомление отправляется с помощью рассылки почтовых уведомлений, что обеспечивает своевременное информирование о задаче.
Благодаря интеграции с MS Outlook в системе PDMS реализован механизм перехода к задаче непосредственно из письма, что значительно ускоряет выполнение задачи.

 

 

Замещение пользователей в рабочих процессах

При отсутствии сотрудника (командировка, отпуск и т.д.) в соответствующем справочнике создается запись о том, кто, кого и на какой период замещает.