Для хранения документов в системе Olindra предназначены карточки.

Карточка - хранилище информации, относящейся к документу, это главное представление документа в системе электронного документооборота.

В системе Olindra создана гибкая система автоматической генерации регистрационных номеров в зависимости от даты и вида документа.

К карточке докумета могут быть прикреплены в виде файлов:

  • оригинал документа

  • дополнительные материалы

  • языковые копии документа и др.

 

Поддерживаются различные форматы электронных документов: офисные документы, PDF, изображения, архивы, аудио и видео файлы.

Система Olindra позволяет создавать большое количество типов карточек, в соответствии с конкретными типами рабочих документов, используемых на предприятии. Тип определяет набор полей и свойств, которые присущи карточке документа. Например у типа карточки Контракт есть такие свойства как: сумма, валюта, контрагент и т.д.

Прямо из карточки можно запускать рабочие процессы, инициализировать  обсуждения, устанавливать связи с другими документами и т.д.

Удобство такого «карточного» представления заключается в том, что данная структура позволяет группировать информацию, относящуюся к одному бизнес-процессу (например, заключение контракта):

  • основной документ и сопутствующие материалы

  • связанные карточки и файлы

  • обсуждения документов

  • информация о рабочих процессах

Таким образом, вся информация оказывается как на ладони.

 

Заполнение карточек из справочников

В системе Olindra создан набор справочников для хранения часто вносимой информации: фамилии сотрудников, номеров счетов и т.д.

Переход из карточки к соответствующему справочнику и выбор необходимого значения осуществляется один кликом мышки.

 

 Предусмотрены как простые справочники с прямой подстановкой значения в карточку, так и сложные, содержащие вложенные значения (например Банки с вложенными Расчётными счетами)

 

Создание новой карточки на основании существующей

Для быстрой регистрации карточек документов в системе докуметооборота Olindra реализован механизм Создания на основании прямо из контекстного меню карточки.

Создать на основании можно любой тип документа, например, на основании Заявки на платёж можно создать Платёжное поручение.

Общие поля с существующим документом копируются в карточку нового документа,  а оба документа автоматически связываются друг с другом.

 

 

Создание документа из шаблона

Для создания докуметов внутреннего документооборота предприятия удобно использовать шаблоны.

Шаблоны - файлы любого формата, например .docx, содержащие определённую структуру по данному типу документа, логотип компании и др.

Все шаблоны в системе Olindra собраны в одну библиотеку. При регистрации карточки документа шаблон подгружается по одному клику мышки и заполняется пользователем.

 

 

Заполнение печатных форм документов с помощью Infopath форм 

Формы Infopath позволяют задать определённый вид печатной версии документа. В готовую форму можно впечатывать значения.

В системе документооборота Olindra реализован механизм автоматической подстановки значений из карточки. Кроме прямой подстановки реализована сложная подстановка в зависимости от условий. Связь взаимообратная: при изменении значений в Infopath форме автоматически обновляются значения в карточке документа.

 

 

Механизм связывания документов

Механизм связывания документов служит для быстрого обращения к документам из одного бизнес-процесса.

Доступ к таким документам можно получить из любой карточки.

Например, открыв карточку документа  типа «Контракт», можно обратиться к документам следующих типов: протокол, приложение, дополнительное соглашение, платежное поручение, счет фактура и т. д.

 

 

Совместная работа над документом

При совместной работе над документов в системе предусмотрены функции извлечь/вернуть.

Извлекая документ и открывая его для редактирования, вы можете быть уверены, что с документом сейчас работаете (вносите изменения) только вы, а не сразу несколько человек.

Для других участников документооборота документ будет доступен только в режиме чтения, но не редактирования. После возврата документа после правки документ становится доступным в новом виде для остальных пользователей.

 

Procedure of Linking Documents

Documents linking procedure is used for quick access to documents related to the same business process.
It is possible to get access to such documents from any card. For example, by opening a document card with "Contract" type, it is possible to access the following types of documents: protocol, appendix, collateral agreement, payment order, invoice, etc.

 

 

Журнал версий

При изменении документа в Журнале версий обновляется номер версии.

В карточке документа отображается последняя сохраненная версия, но можно использовать команду Журнал версий, чтобы просмотреть, восстановить или удалить предыдущую сохраненную версию.

Во многих рабочих сценариях пользователи проверяют документ перед тем, как его закрыть. Большинство пользователей сохраняют каждую новую версию документа, слегка изменив его имя, что приводит к увеличению числа копий документа. Система документооборота поддерживает версии документа, что в сочетании со способностью MS Office сравнивать документы становится бесценным качеством.